Siamo oramai abituati a queste terminologie anglofone che sbucano come i funghi! ogni giorno qualche lavoro dal sapore antico sembra risvegliarsi, sotto diversa apparenza e possibilmente con un nome inglese, non è vero?
Ecco che oggi tocca al venue finder, che è una nuova professione che all’estero è già molto evoluta mentre in Italia è ancora agli esordi.
Ma di che professione esattamente si tratta? Il venue finder è una persona che si dedica alla ricerca attiva di location per eventi.
Si può trattare di uno shooting fotografico, di un evento privato quale un matrimonio o un compleanno speciale, di un viaggio di gruppo, ma molto spesso si tratta di qualche evento aziendale per cui si cerca la location ( che in Inglese di traduce con venue) perfetta.
Un’azienda che deve organizzare una convention, ma anche piu banalmente una presentazione di qualche prodotto, non ha generalmente tempo e risorse da dedicare alla fase di scouting che è la più dispendiosa in termini di tempo. Chi infatti non è del mestiere, ci mette tantissimo per cercare, selezionare, valutare, richiedere e comparare preventivi e in ultima analisi scegliere la venue, quindi confermare, pagare e prepararsi all’evento.
Spesso questo lavoro lo fa l’agenzia di organizzazione eventi, che conosce parecchie location (anche se io preferisco usare il termine venue che è più corretto, poiché location in Inglese viene usato più per indicare il luogo dove l’evento si svolgerà che non la sede dell’evento stesso) e seleziona per i suoi clienti quelle più adatte. Ma, c’è un ma perché per prima cosa non tutte le aziende/persone che vogliono organizzare un evento si rivolgono ad un Event Planner. E secondariamente, l’agenzia di organizzazione eventi ne conosce bene una buona parte, ma non tutte e probabilmente tende a suggerire con più insistenza quelle più vicine alla sua sede, anche a discapito della neutralità della ricerca.
Esistono infatti aziende che regolarmente creano presentazioni di prodotti, e che si devono spostare sui vari territori e ogni volta trovare la venue giusta è una faticaccia.
Ci sono poi anche aziende straniere che hanno bisogno di portare i loro ospiti, i loro migliori venditori in Italia e anche loro hanno la necessità di trovare sia la venue ma anche un hotel, delle escursioni che si adattino alla tipologia.
E cosi all’estero è stata coniata quella nuova figura: il venue finder è colui o colei che si occupa, che si fa carico della ricerca della location ideale, dopo aver sentito il suo committente ed avere definito dei parametri entro i quali bisogna effettuare la ricerca e trovare la soluzione.
Come dicevo può trattarsi di un gruppo straniero che cerca un grande albergo, dei ristoranti, degli eventi, ma puo essere anche una coppia che sceglie l’Italia per sposarsi.
CHE REQUISITI DEVE AVERE IL VENUE FINDER?
Il venue finder è una persona solare e aperta, generalmente conosce molto bene il territorio in cui si muove e soprattutto si sa relazionare con ospiti stranieri padroneggiando almeno una se non due lingue straniere oltre all’Italiano.
E’ una persona intraprendente e precisa: intraprendente perchè non deve aver timore di salire in macchina e percorrere migliaia di chilometri per raggiungere le varie venues presenti sul nostro territorio. Deve essere abbastanza spigliato/a per entrare in contatto con i responsabili eventi delle varie location, e deve essere precisa perchè ogni venue va studiata nei minimi dettagli.
Bisogna procurarsi piantine con le misure delle varie sale, sapere quante persone possono essere ospitate, conoscere alternative per il famoso piano B ( generalmente entra in funzione in caso di maltempo), sapere quanto è la capacità di Kwh massima, chi sono i migliori catering della zona, avere contatti con ditte di transfers, essere in grado di reperire una guida o un interprete su due piedi).
Si parla anche di location scouting quando bisogna cercare delle ambientazioni adatte per cercare la zona giusta, quella con le “vibes” che si vogliono ricreare.
E’ una professione mai noiosa, dove si entra in contatto con un sacco di persone soprattutto stranieri, so visitano location attraenti e si può mescolare in continuazione fantasia con doti estrema precisione. Una professione innovativa, e che può dare anche buone soddisfazioni economiche.
COME FARSI CONOSCERE?
La prima cosa da fare è valutare il territorio dove si vive e valutare il tipo di richiesta che potrebbe essereci: viviamo in una grande città e quindi potremmo specializzarci in spazi ex industriali convertiti? I famosi loft che piacciono tanto? Oppure viviamo in campagna e quindi potremmo avere a nostra disposizione parecchie zone rurali per ambientazioni agresti che piacciono tanto agli stranieri?
In quel caso potremmo organizzare degli shooting fotografici accordandosi con un fotografo di fiducia, ricreando ambientazioni rurali e cominciare a proporre quelle.
Inserirsi all’ interno di un gruppo di venue scouters internazionali è sempre una buona base dalla quale partire per avere i primi clienti.
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